PRAKTICKÝ PROGRAM OSOBNÍ PRODUKTIVITY A PRÁCE S PRIORITAMI

Time management pro praxi

Praktický rozvojový program pro zaměstnance, specialisty a manažery, kteří potřebují lépe zvládat priority, úkoly, termíny, vyrušování i každodenní příval informací.

Účastníci si vytvoří funkční systém plánování, naučí se chránit čas na důležitou práci, omezit prokrastinaci a zvládat větší množství požadavků bez zbytečného chaosu a dlouhodobého přetížení.

Program připravujeme na míru konkrétní firmě, pracovním rolím i skutečným situacím účastníků. Může mít podobu cíleného tréninku, několika navazujících modulů nebo komplexnějšího programu doplněného psychodiagnostikou a následným vyhodnocením.

20 let školení na míru • 35 000+ účastníků • praktické nástroje pro každodenní práci

Největším problémem nebývá nedostatek času

Pracovní den dnes rozdělují e-maily, telefonáty, zprávy, porady, operativní úkoly, požadavky kolegů a neustálé přepínání pozornosti.

Člověk je celý den zaměstnaný, ale na skutečně důležitou práci se dostane až večer – nebo vůbec. Přibývá nedokončených úkolů, práce se vrací, rozhodnutí se odkládají a pocit kontroly postupně nahrazuje stres.

Time management proto není snaha zaplnit každou minutu další činností. Je to schopnost rozhodnout:

• co je skutečně důležité,
• čemu věnovat nejlepší pozornost,
• co naplánovat,
• co delegovat,
• co zjednodušit,
• co odmítnout,
• a co vůbec nedělat.

Čas řídit nedokážeme. Můžeme však řídit své priority, pozornost, energii a způsob práce.

Co program přináší

Jasnější priority

Účastníci dokážou rozlišit skutečně důležitou práci od naléhavých požadavků, drobné operativy a činností s malým přínosem.

Více dokončené práce

Naučí se rozdělit rozsáhlé nebo nepříjemné úkoly, snáze začít a udržet pozornost až do dosažení konkrétního výsledku.

Realističtější plánování

Dokážou lépe odhadovat kapacitu, plánovat termíny, vytvářet potřebné rezervy a předcházet každodennímu přetěžování kalendáře.

Méně vyrušování a přepínání

Nastaví si pravidla pro práci s e-maily, telefonem, zprávami, kolegy i dalšími zdroji rozptýlení.

Větší kontrolu nad pracovním dnem

Místo neustálého reagování na okolí dokážou vědomě rozhodovat, čemu se budou věnovat a kdy.

Lepší zvládání prokrastinace

Porozumějí tomu, proč určité úkoly odkládají, a osvojí si praktické postupy pro zahájení i dokončení práce.

Vyšší výkon bez dlouhodobého přetížení

Naučí se pracovat nejen s časem, ale také s pozorností, energií, přestávkami a přirozeným kolísáním výkonnosti během dne.

Efektivnější spolupráci

Jasnější zadávání, delegování a pravidla komunikace pomohou omezit nedorozumění, zbytečné urgence a opakované řešení stejných problémů.

Co se účastníci naučí

Osobní audit času a pracovních návyků

Jak zjistit, čemu skutečně věnují pracovní den, které činnosti přinášejí výsledky a kde naopak vznikají největší časové ztráty.

Podle rozsahu programu mohou účastníci pracovat s časovým snímkem dne, sebereflexí nebo anonymizovanou analýzou svého pracovního režimu.

Priority a nejdůležitější úkoly

Jak rozlišovat důležité a naléhavé, určit klíčové úkoly dne a chránit čas na práci, která má největší dopad.

Plánování podle skutečné kapacity

Jak převést priority do kalendáře, plánovat realistické termíny a ponechat prostor pro nepředvídané situace.

Kalendář nemá být seznamem přání. Má odpovídat času, který je skutečně k dispozici.

Časové bloky a soustředěná práce

Jak vytvářet chráněné bloky pro důležitou práci, omezit přepínání mezi úkoly a používat přestávky tak, aby podporovaly výkon.

Práce s digitálním vyrušováním

Jak nastavit e-mail, telefon, chaty, notifikace a další digitální nástroje tak, aby pomáhaly práci řídit, místo aby ji neustále přerušovaly.

Prokrastinace a dokončování úkolů

Jak rozpoznat příčinu odkládání, zmenšit odpor k nepříjemnému úkolu, vytvořit snadný první krok a zabránit hromadění rozpracované práce.

Rozhodování, co nedělat

Jak odmítat nereálné nebo málo důležité požadavky, vyjednávat priority a uvědomit si, že každé nové „ano“ současně znamená „ne“ něčemu jinému.

Energie a osobní výkonnost

Jak plánovat náročnou práci podle vlastního energetického rytmu, pracovat s přestávkami a chránit dlouhodobou koncentraci a duševní výkon.

Efektivní porady

Jak určit smysl a očekávaný výstup porady, přizvat pouze potřebné účastníky, dodržet čas a převést závěry do konkrétních úkolů, odpovědností a termínů.

Delegování a kapacita manažera

Jak poznat, které úkoly má manažer skutečně vykonat sám a které může předat. Jak delegovat výsledek, pravomoci a odpovědnost, nikoli pouze jednotlivé činnosti.

Spolupráce a společná pravidla dostupnosti

Jak v týmu nastavit očekávání, kdy je potřeba reagovat okamžitě, kdy stačí odpovědět později a které informace patří do e-mailu, chatu, úkolového systému nebo na poradu.

AI a automatizace rutinní práce

Jak využívat umělou inteligenci například pro shrnutí informací, přípravu podkladů, návrhy textů, strukturování úkolů nebo zpracování opakujících se činností.

Současně se účastníci učí rozpoznat, kdy AI skutečně šetří čas a kdy pouze vytváří další obsah, kontrolu a nové úkoly.

Vytvoření vlastního pracovního systému

Každý účastník si vybere postupy, které odpovídají jeho práci, osobnosti a odpovědnosti. Cílem není používat všechny techniky, ale vytvořit několik funkčních návyků, které dokáže dlouhodobě udržet.

Jeden program, různé potřeby

Pro zaměstnance a specialisty

Důraz klademe na priority, plánování, soustředění, prokrastinaci, digitální vyrušování a zvládání většího množství úkolů.

Pro manažery a vedoucí

Program doplňujeme o delegování, řízení vlastní dostupnosti, kapacitu týmu, zadávání práce, porady a prevenci situace, kdy se manažer stává úzkým místem celého oddělení.

Pro celé týmy

Společně nastavujeme pravidla komunikace, dostupnosti, předávání úkolů, používání kalendářů, porad a digitálních nástrojů.

Cílem je, aby se jednotliví lidé nesnažili být efektivní v prostředí, které je samo zahlcuje a neustále vyrušuje.

Program sestavíme podle skutečné práce účastníků

Time management nelze vyřešit univerzálním seznamem rad. Jinak pracuje manažer, jinak obchodník, projektový specialista, administrativní pracovník nebo člověk v provozu.

Program proto může mít podobu:

• cíleného tréninku osobní produktivity,
• praktického workshopu zaměřeného na priority a plánování,
• programu pro manažery doplněného delegováním,
• týmového workshopu pro nastavení společných pravidel,
• několika navazujících rozvojových modulů,
• programu doplněného psychodiagnostikou,
• následného setkání zaměřeného na zkušenosti z praxe.

Rozsah neurčujeme podle počtu původních prezentací nebo předem stanovených dnů. Vycházíme z výsledku, kterého chce firma dosáhnout.

Jak program probíhá

1. Poznáme pracovní realitu účastníků

S HR a vedením firmy pojmenujeme hlavní zdroje přetížení, očekávané výsledky a situace, ve kterých zaměstnanci nebo manažeři nejčastěji ztrácejí kontrolu nad svým časem.

2. Zaměříme program na konkrétní potřeby

Vybereme relevantní témata, příklady a cvičení. Jiný obsah připravíme pro jednotlivce, jiný pro manažery a jiný pro tým, který potřebuje změnit společný způsob práce.

3. Podle potřeby využijeme diagnostiku

Program můžeme doplnit diagnostikou pracovního stylu, pracovního cyklu, zdrojů stresu, zvládání zátěže nebo další vhodnou metodou.

Účastníci díky ní lépe porozumějí svým přirozeným preferencím, rizikům a pracovním návykům.

4. Pracujeme s reálnými situacemi

Účastníci analyzují vlastní úkoly, kalendáře, priority, zdroje vyrušování a opakující se problémy.

Neučí se pouze jednotlivé techniky. Hledají způsob, jak je použít ve svém pracovním prostředí.

5. Každý si vytvoří konkrétní změnu

Výstupem je osobní akční plán nebo krátký pracovní experiment s jasně definovanými kroky.

Účastník například změní způsob plánování, zavede bloky soustředěné práce, upraví práci s e-mailem, omezí počet rozpracovaných úkolů nebo začne systematičtěji delegovat.

6. Vyhodnotíme zkušenosti a posun

Podle rozsahu programu může následovat další modul, individuální konzultace nebo společný follow-up zaměřený na to, co se podařilo změnit a kde je potřeba systém dále upravit.

Jak lze sledovat přínos programu

Před zahájením společně určíme, podle čeho firma a účastníci poznají skutečný posun. Sledovat lze například:

• množství času věnovaného prioritním činnostem,
• schopnost dodržovat dohodnuté termíny,
• počet rozpracovaných a opakovaně odkládaných úkolů,
• množství neplánované operativy,
• počet a délku pracovních porad,
• kvalitu výstupů a plnění úkolů z porad,
• množství vyrušení a přepínání mezi činnostmi,
• schopnost delegovat a předávat odpovědnost,
• množství přesčasové práce,
• subjektivně vnímané přetížení a kontrolu nad pracovním dnem,
• související personální nebo provozní ukazatele.

Cílem není zaplnit každou minutu prací. Cílem je věnovat více kapacity činnostem, které mají skutečný smysl a přinášejí výsledek.

Pro koho je program určen

Program připravujeme pro:

• zaměstnance a odborné pracovníky,
• manažery a vedoucí týmů,
• projektové manažery,
• obchodníky,
• administrativní a back-office pracovníky,
• pracovníky v hybridním nebo vzdáleném režimu,
• týmy zahlcené operativou a množstvím komunikace,
• pracovníky připravované na vyšší odpovědnost,
• všechny, kteří chtějí získat větší kontrolu nad svým pracovním dnem.

Proč KONFUCIUS®

Rozvoji lidí, manažerů a týmů se věnujeme od roku 2006. Našimi programy prošlo více než 35 000 účastníků.

Time management nevnímáme jako soubor univerzálních pouček. Propojujeme osobní produktivitu, psychologii pracovních návyků, zvládání zátěže, práci s prioritami a skutečnou realitu firmy.

Účastníci odcházejí s konkrétními změnami, které mohou okamžitě vyzkoušet. Firma současně získává možnost upravit pravidla a procesy, které zaměstnancům efektivní práci komplikují.

Garant programu

Bc. Jan Kovač
Andragog, lektor a zakladatel KONFUCIUS®

Od roku 2006 se věnuje vzdělávání dospělých, rozvoji manažerů a zvyšování osobní i týmové efektivity. Ve svých programech propojuje psychologii, praktické nástroje a situace, které lidé řeší v každodenní práci.

Smysl vytváří výkon.

Nejčastější otázky

Je program vhodný pouze pro lidi, kteří si neumějí organizovat práci?

Ne. Přetížení často nevzniká nedostatkem schopností jednotlivce, ale kombinací velkého množství úkolů, nejasných priorit, nevhodných procesů, častého vyrušování a očekávání neustálé dostupnosti.

Program proto pracuje s osobními návyky i s prostředím, ve kterém lidé pracují.

Je obsah připraven na míru konkrétní firmě?

Ano. Před zahájením zjišťujeme potřeby firmy, pracovní role účastníků i nejčastější zdroje časových ztrát. Obsah, příklady a cvičení přizpůsobujeme jejich každodenní práci.

Jak dlouho program trvá?

Rozsah stanovujeme podle cíle, počtu účastníků a hloubky požadované změny. Může jít o cílený workshop, několik navazujících modulů nebo delší program doplněný diagnostikou a následným vyhodnocením.

Budou účastníci pracovat se svým kalendářem?

Podle nastavení programu mohou pracovat s vlastními úkoly, anonymizovaným kalendářem nebo časovým snímkem dne. Nikdo nemusí zveřejňovat citlivé pracovní ani osobní informace.

Je program zaměřen na konkrétní digitální nástroj?

Základní principy jsou použitelné bez ohledu na to, zda firma pracuje s Microsoft 365, Google Workspace nebo jiným prostředím. Příklady můžeme přizpůsobit nástrojům, které účastníci běžně používají.

Je součástí také práce s umělou inteligencí?

Může být. Podle potřeb firmy zařadíme praktické využití AI při plánování, shrnování informací, přípravě podkladů nebo zpracování opakujících se úkolů.

Je program vhodný i pro manažery?

Ano. Pro vedoucí jej doplňujeme o delegování, kapacitu týmu, řízení dostupnosti, efektivní porady a prevenci mikromanagementu.

Jak se vyhodnocuje výsledek?

Na začátku společně definujeme očekávané změny. Po programu lze vyhodnotit pracovní návyky účastníků, změny ve způsobu plánování a související týmové, personální nebo provozní ukazatele.

Chcete získat více kontroly nad prací, ne pouze stihnout více úkolů?

Poznáme pracovní realitu vašich lidí a připravíme program, který jim pomůže lépe rozhodovat o prioritách, chránit pozornost a využívat čas tam, kde přináší největší hodnotu.