Náš lektor Daniel Gamrot sepsal způsob, jakým zjednodušil svůj osobní time management na několik jednoduchých principů, které mu fungují. Koncentruje se na to nejdůležitější, hledá klíčové projekty a škrtá. Jak tento postup vnímáte vy? Máte podobné zkušenosti?
Můj přístup k osobnímu time managementu
Honíme se za vyšší efektivitou, menší prokrastinací nebo smysluplnějšími cíli. Já sám jsem ve chvíli, kdy mi práce začala přerůstat přes hlavu a zasahovat významně do života, začal studovat ty nejlépe hodnocené knihy a navštěvovat tématické semináře, které měly ulevit mému stresu, zvýšit efektivitu a změnit mě z mrzouta zpět na starého Daniela. Výsledkem bylo – vždy jsem měl dobrý nebo špatný pocit z průběhu (ať už čtení nebo návštěvy semináře), hromadu informací, se kterými jsem mohl pracovat, ale nepřicházely změny a nové dovednosti, ač jsem se o ně velmi usilovně pokoušel.
Jsem dnes v půli takového malého vytrvalostního cestování po ČR v podobě akce Firma roku a Živnostník roku, kde mám v rámci každého slavnostního večera připravený patnáctiminutový program pro skupinky účastníků. Téma Zdraví a duševní hygiena je pro hodně lidí podle prvních reakcí velmi zajímavé. A zjišťuji, že s podobnou situací se potkávají i živnostníci, majitelé firem či jejich zaměstnanci. Hodně se bavíme o tom, co dělají pro svůj rozvoj – často toho bývá dost. Potom přijde na pojmenování konkrétních výsledků – a tady přichází mlčení. Úplně to chápu, třeba z pohledu svého osobního time managementu jsem to měl podobně. A jak jsem to změnil?
Postupně jsem začal zjednodušovat. Osekal všechna ta skvělá doporučení na nezbytné minimum (pravdou je, že třeba z GTD mi zůstala poměrně velká část podnětů, které dodnes úspěšně praktikuji). A nakonec zjistil, že celý ten výběr je vlastně jen metodou “selského rozumu” (toto spojení se mi nějak vmíchalo do slovníku po skvělém setkání s Margaretou Křížovou). A tentominimalistický přístup k osobnímu time managementu prezentuji také na zmiňované akci, kde, ze zpětných vazeb soudě, lidi velmi oslovuje. A o čem to celé je? Žádná věda.
Hodně škrtám
Základní pravidlo GTD je dostat věci z hlavy – zaznamenávat myšlenky, úkoly, informace… Osvojení si tohoto návyku bylo velmi náročné, protože šlo o velkou změnu v mém pracovním i osobním životě. Ano, otevřeně se přiznávám, že jsem si hodně věcí chtěl zapamatovat a sem tam si něco napsal (ty na první pohled nejdůležitější věci). Jakmile jsem si návyk osvojil, začal jsem mít trošku problém s tím, že se mi mé vstupní schránky, nebo chcete-li inboxy, začaly velmi slušně plnit a já neměl prostor pro jejich zpracování. Ne nadarmo nazývá kamarád Jaroslav Homolka tento návyk “úzkým hrdlem” metody. Trvalo poměrně dlouho, než jsem přišel na to, že ne každá věc, kterou jsem si přes den zapsal, musí být zatříděna do seznamů. Tak nějak jsem přehlížel krok č. 1 v Allenově GTD workflow diagramu – zahoďte to!
Došlo mi, že osobní time management není o organizování co možná největšího množství informací, ale o výběru těch důležitých během zpracování. Postup pak vypadá asi takto:
- Přijde ke mě záležitost
- Položím si otázku “Jak ji mohu někdy v budoucnu využít?”
- Rozhodnu se, co s ní
Krok č. 2 jsem přeskakoval a šlo to vidět – na konci dne jsem míval v inboxech desítky nesmyslů, do jejichž zpracování se mi ani trošku nechtělo. Stres. Tento krok je skvělý filtr před rozhodnutím, jak se záležitostí naložím – a mám tři možnosti:
- Zahodím ji hned, nečekám až na večerní/ranní zpracování schránky
- Provedu ji hned (záležitosti, které mohu provést do několika vteřin a dávají mi trošku smysl)
- Zapíšu ji do vstupní schránky (inboxu)
Prioritní pro mě je skutečně škrtat to, co škrtnout jde – to důležité se vrátí nebo se k tomu dostanu, až nastane správná chvíle. Velký krok pro mě byl, že jsem vypnul všechna upozornění (notifikace) na e-maily, informace ze sociálních sítí, SMS. Že mám 80% dne na mobilním telefonu režim “ticho” (vždy zavolám zpět). A také to, že si tento režim dokáži vykomunikovat i v rámci osobního jednání (téměř všichni známe vyrušování v kancelářích). Když si tak zahazuji různé záležitosti, začínám si všímat, že se poměr toho, co zůstane proti tomu, co zahodím, nápadně blíží Paretovu poměru.
Deleguji
Pracoval jsem poměrně dlouho tak, že jsem delegoval práci na své kolegy. To bylo v mé roli konzultanta IT projektů. Ty časy jsou už pryč. Upřímně – nejsem zdatný v týmové spolupráci (lidé to se mnou nevydrží, i když občas se nějaké projekty povedou) a možná i proto jsem se dal na volnou nohu. Je však spousta věcí, které sám nezvládnu (a nebo ano, ale trvají milión hodin). Naštěstí jsem před několika měsíci objevil službu Fiverr. Jedná se o portál, kde lidé nabízejí výměnou za malý poplatek tzv. “mikroslužby” – za $5 můžete získat návrh loga, vizitek, bannerů, texty, feedback pro váš web a další drobnosti ve velmi vysoké kvalitě. Funguje to! I když je potřeba si výstupy občas pohlídat – stalo se mi třeba i to, že při návrhu grafiky jeden k dodavatelů použil logo již existujícího projektu. Od té doby velmi důrazně upozorňuji na podobné “prohřešky” u všech zadání. Na první pohled to zatím funguje (samozřejmě nemůžu uhlídat všechno), uvidíme do budoucna. V ČR se nyní rozjíždí alternativa v podobě projektu Easytask.cz a já jsem zvědavý, jak daleko to dotáhne. Delegovat určitý typ práce dnes tedy může skoro každý. Rozhodně na Fiverr nebo Easytask vyzkoušejte a dejte mi do komentářů vědět, jestli jste spokojení.
Ještě dodám, že jsem této formě spolupráce vůbec nedůvěřoval, obzvláště poté, co jsem kdysi dávno vyzkoušel českou službu Pikr s ne moc pozitivními výsledky. První výstupy mě ale utvrdily v tom, že by nám to s Fiverr mohlo společně fungovat. A máme spolu až na výjimky hezký vztah dodnes. Téměř veškerou grafiku řeším přes externí spolupracovníky, kteří se sdružují právě na tomto portále a nebráním se občasnému ohodnocení nad běžnou cenu – prostě jsem velmi spokojen a považuji to za slušnost.
Důležité pro mě bylo začít si pečlivě zaznamenávat nejen vlastní úkoly, ale také právě delegovanou práci. Seznam Čekám na je pro mě další z klíčových nástrojů ve chvíli, kdy organizuji větší množství projektů. Ke každému delegovanému úkolu si zapíšu název, termín kontroly a osobu, která má doručit výsledek. Je pro mě velmi důležité, že mám přehled o dílčích úkolech, které nemám provést já, ale zároveň jsou součástí projektu, za jehož výsledky a naplnění záměru zodpovídám.
Odkládám
Hlava je úžasný nástroj a spousta lidí si to neuvědomuje. Ta má denně vymyslí do desítky námětů na rozvoj stávajících projektů nebo vznik těch nových. Kdysi dávno jsem je všechny zapisoval a téměř hned (do týdne) prověřoval. Po čase, s příchodem GTD a objevením seznamu Někdy/Možná, jsem začal více odkládat. Zjistil jsem, že jen prověřování možností mi sebere spousty času a ve výsledku mi stejně dojde, že ty na první pohled skvělé nápady v žádném případě až tak skvělé nejsou. Když už se rozhodnu, že daný nápad nechci škrtnout, většinou jej odkládám právě do Někdy/Možná, který cca v měsíčních intervalech procházím a reviduji. Ačkoliv je to maličkost, šetří mi tento jednoduchý krok velmi mnoho času. Spousta věcí prostě jen “vyhnije”. A sem tam se objeví jedna, u které si řeknu – teď je ta pravá chvíle! Není jich mnoho a také je možné, že ani tuto na první pohled “zralou” věc nezrealizuji. Ale šance, že tomu tak bude, je mnohem nižší.
Nechávejte věci uzrát – kdekoliv.
Vím proč a jak
Vždy jsem velmi podceňoval přípravu. Velký obrat nastal zhruba před dvěma lety, kdy jsem pocítilrozdíl mezi akcí s přípravou a bez. Od té doby se snažím koncentrovat na to, abych ji nepodceňoval. Schůzky, telefonáty, tréninky, konference – snažím se tyto oblasti promýšlet podle přirozeného plánování, které Allen popsal v Getting Things Done.
- Záměr a zásady – proč to dělám
- Výsledky – jak to bude vypadat
- Brainstorming – co mě k tomu napadá
- Organizace – co z toho mohu použít
- Další kroky – jak budu postupovat
“Proč a jak” jsou pro mě dvě nejdůležitější otázky, které způsobují pohyb tím (snad) správným směrem. A když bloudím, vracím se k nim. Je to takové pozastavení se ve chvíli, kdy hledám směr. Odpočinek, načerpání sil a krok vpřed.
A ještě jedna poznámka k otázce “jak” – zreviduji si jednou denně (stačí pár vteřin) své činnosti a JAK jsem je prováděl. Nešlo to udělat jinak a účinněji? Nešlo místo 1000 slov, které jsem složitě “datloval” v okně Outlooku (nehledě na to, že tento poklad pravděpodobně někdo bude muset číst), zvednout telefon a vyřešit to za pár minut?
Důležité pro mě je pozorovat, zda postupy, ať jsou jakékoliv, fungují. Revize pomáhá tomu, že se z postupu vytvoří návyk. Spoléhat se na úsudek a nevěřit jen knihám, školením a chytrým telefonům. Ale když už jsme u těch nástrojů, asi by vás zajímalo, jaké používám já, že? Ty základní jsou.
- Hlava a celé tělo jako nejdůležitější rádci
- Moleskine a Stabilo Point 88 pro přemýšlení v myšlenkových mapách
- Evernote pro archivaci a psaní
- Sunrise Calendar propojený s Google kalendářem pro události
- Wunderlist pro úkoly a projekty (ten je teď trošku z donucení, běžně to je Todoist; ale nástroj je to skvělý)
- Fiverr pro delegování práce
Už to velmi slušně nějakou dobu funguje a přitom to skutečně není žádná věda. Záměr celého mého osobního time managementu je jednoduchý – musí být účinný a chci vidět výsledky.